Een email service kiezen? Met deze 5 factoren moet je rekening houden

3 juni 2015

email service kiezen

Email is wellicht de voornaamste communicatiemethode voor organisaties. Volgens dit onderzoek gaf 97% van de ondervraagden aan dat email cruciaal is bij de dagelijkse werking binnen hun onderneming. KMO’s hebben er dan ook alle baat bij om, uit de vele email services die vandaag bestaan, te kiezen voor een oplossing die efficiënt is én de beheerskost laag houdt. Deze 5 criteria zullen je bij deze keuze helpen.

Veiligheid

Een goed beveiligde email service houdt de inhoud van uw email verkeer – en dus vaak ook gevoelige bedrijfsgegevens – afgeschermd. Daarnaast zal de nodige beveiliging u ook beschermen tegen hacking aanvallen, die vaak voor enorme schade of gegevensverlies kunnen zorgen.

KMO’s moeten daarom uitkijken naar email services met geavanceerde beveiligingstools; anti-malware, anti-spam filtering en tools voor het voorkomen van dataverlies. Ga na of de backups van uw data grondig gebeuren, op redundante servers, of er een degelijke monitoring gebeurt en of er 24/7 beschikbaarheid is mocht zicht toch nog een ramp voordoen.

Daarnaast moet de dienst voor bepaalde sectoren, zoals de gezondheidssector, voldoen aan specifieke regelgevingen zoals HIPAA.

Beheer en gebruiksgemak

Een goede email service geeft een nagenoeg complete controle over de email omgeving en heeft een interface die eenvoudig in gebruik is, om beheerderstaken vlot op te volgen.  Daarnaast is er ook de nodige assistentie; een betrouwbare klantendienst hoort 24/7 bereikbaar te zijn via email,chat of telefoon.

Compabiliteit en flexibiliteit

We kennen allen de waarde van productiviteit, daarom is het belangrijk om een email systeem te hebben dat vóór je werkt, niet tegen je. Kies daarom een email service die eenvoudig synchroniseert met web-gebaseerde applicaties en mobiele toestellen. Ongeacht of je organisatie 2 medewerkers heeft, of 100, je wil zeker de mogelijkheid om makkelijk samen te werken dankzij gedeelde adressenlijsten, taken of kalenders.

Een goede email service is ook schaalbaar; met uitgebreide functionaliteiten die je kan in-of uitschakelen naargelang je organisatie groeit of krimpt.

Beschikbaarheid

Aangezien e-mail een vitaal onderdeel is van de commucatie en productiviteit binnen je organisatie, kan zelfs een uur downtime een grote impact hebben. Kies daarom voor een email service die minstens 99.9% uptime garandeert.

Zorg er daarnaast ook voor dat medewerkers hun mails altijd en overal kunnen bereiken, ongeacht het type smartphone of tablet zij gebruiken.

Opslag en archivering

Er is niets erger dan een overvolle inbox zonder mogelijkheid om berichten makkelijk te sorteren. Er zijn altijd berichten die belangrijke informatie bevatten en die je dus niet zomaar wil verwijderen. Kies daarom voor een email dienst met goede opslag- en archiveringsmogelijkheden, waarbij je gearchiveerde mails kan beheren vanuit de software, en bijvoorbeeld niet via lokaal te bewaren .pst bestanden. Oude berichten worden idealiter automatisch toegevoegd aan een archief en beschermd met een continue backup- en disaster recovery systeem.

Technologie – en ook de gevaren voor die technologie – evolueren continu. Daarom moet ook je email service over de jaren heen steeds beter worden.

Ons advies

Microsoft Exchange en Office 365 scoren erg goed op alle 5 de criteria:

  • Uitgebreide beveiligingsmaatregelen
  • Doorgedreven beheersmogelijkheden, in een eenvoudig te gebruiken interface
  • Compatibel met alle browsers en apparaten, met toegang tot communicatietools, email, kalender en contacten
  • Een garantie van 99,9% beschikbaarheid
  • Krachtige filter- en archiveringsmogelijkheden

 

Jij hebt doelen, wij hebben de technologie om ze te helpen bereiken.

Wacht je op een goed moment om je vraag te stellen? Nu is het perfecte moment. Neem nu vrijblijvend contact met ons op.