De laatste jaren zijn een uitdaging gebleken voor heel wat ondernemingen. Vooral de vraag om al dan niet te investeren in nieuwe technologieën baarde heel wat ondernemers zorgen. 8 tips voor een goedkoper én efficiënter IT beheer.
Bij Techne IT komen we geregeld in contact met ondernemers die onlogische beslissingen genomen hebben die net kostenverhogend bleken voor de onderneming. Deze vreemde situatie wordt veroorzaakt door enkele factoren.
Een eerste oorzaak is dat men in de zoektocht naar goedkopere en snellere oplossingen vaak geen rekening houdt met het stroomverbruik van alle apparatuur. Of men besluit om net niet te investeren in nieuwe technologieën, wat de kosten voor onderhoud en risico op fatale pannes en bijbehorend dataverlies drastisch verhoogt.
Daarnaast zien we dat inkopers zich bij het beoordelen van een offerte vaak laten beïnvloeden door een persoonlijke voorkeur, eerder dan objectief het belang van de onderneming voorop te stellen. Dat komt bijvoorbeeld doordat zij andere vereisten hebben dan andere gebruikers. Tot slot zijn er vaak kleine verbeterpunten die samen een grote besparing kunnen betekenen op het IT beheer.
8 tips voor om uw IT beheer in 2014 te optimaliseren
- Vervang energie verslindende toestellen
Een desktop computer met monitor van 5 jaar oud verbruikt zo’n 200 Watt aan energie, wat bij dagelijks gebruik neerkomt op zo’n 130€ per jaar. Laptops hebben een verbruik rond de 50 Watt, waardoor u per toestel zo’n 100€ kan besparen. - Schakel uw computers uit
Uw computers ’s nachts niet uitschakelen kost uw onderneming al gauw grofweg 200€ per computer, per jaar. Gaan uw medewerkers hier te nonchalant mee om, vraag uw IT leverancier dan om een tool te installeren die uw toestellen automatisch uitschakelt na de werkuren. - Wees kritisch bij het vergelijken van offertes of laat u adviseren door een objectieve partner
Techne IT heeft dit jaar verschillende opdrachten gehad om als onafhankelijk adviesgever ondernemers bij te staan in het optimaliseren van de ICT infrastructuur. Elke aanbieder zal zijn oplossing er namelijk zo aantrekkelijk mogelijk laten uit zien. Apparatuur, licenties of oplossingen worden te krap bemeten of essentiële functionaliteiten blijken niet mogelijk. Helaas zijn de gevolgen hiervan pas zichtbaar enkele maanden na de implementatie.
Opnieuw bijsturen kost heel wat tijd en middelen. Zorg daarom dat uw specifieke eisen duidelijk opgenomen zijn in de offerte of laat u adviseren door een externe, objectieve partner. - Thin clients
Wanneer u gebruik maakt van een centrale remote desktop server op kantoor of in de cloud, kan u uw data centraal beheren. Naast een efficiënter systeembeheer biedt dit nog enkele voordelen. Thin clients bijvoorbeeld staan rechtstreeks in verbinding met de server waardoor zij niets anders doen dan informatie doorgeven. Deze toestellen verbruiken slechts een 7 Watt aan energie, hebben minder kans op hardware defecten en zijn beter te beveiligen. - Efficiënt documentenbeheer
Ondanks de mogelijkheden die nieuwe technologieën bieden, zien we nog vaak dat bestanden gedeeld worden via mail, externe schijven of usb sticks of online sharing diensten. Werknemers verliezen op die manier dagelijks kostbare tijd met het zoeken naar de juiste bestanden.
Een efficiënter documentenbeheer kan al door enkele eenvoudige richtlijnen, als het instellen van bestandsnamen of aanhouden van een mappenstructuur. Zulke eenvoudige tijdswinst is al gauw te vertalen naar een besparing van zo’n 1000€ per medewerker, per jaar.
Wilt u het in 2014 helemaal goed aanpakken? Bekijk dan de mogelijkheden van een SharePoint intranet. - Degelijke spamfilters
Het verwerken van spam is nog zo’n voorbeeld van onnodig tijdverlies bij uw medewerkers. Enerzijds moeten ongewenste mails weggefilterd worden, anderzijds verstoren ze ook nog eens de concentratie waardoor andere taken langer aanslepen. Een goede spamfilter bespaart al gauw 15 minuten per dag, per medewerker, wat makkelijk neerkomt op 1500€ besparing per medewerker, per jaar. - Maak gebruik van de mogelijkheden van mobiele apparaten
Contactpersonen, agenda en mailbox kunnen makkelijk gesynchroniseerd worden met de smartphone of tablet. Daardoor kunnen bepaalde zaken onderweg afgehandeld worden, wat de productiviteit uiteraard ten goede komt. Met Office 365 kan u uw bestanden altijd en overal raadplegen, vanaf elk toestel. - Schakel een betrouwbare partner in
Vaak komen we in bedrijven terecht waar men zich lange tijd zelf heeft beholpen met de interne middelen en kennis. Dit vergt vaak veel energie en tijd van u of de betrokken medewerkers en biedt vaak niet het gewenste resultaat. Net zoals u een expert bent in uw vak, is uw IT partner dat ook in zijn vak. Hij zal zich steeds bijscholen om up to date te blijven wat betreft nieuwe technologieën en bijbehorende kansen voor uw onderneming. Een goede ICT partner zorgt ervoor dat u zich kan concentreren op de groei van uw onderneming en biedt een snelle ondersteuning waar nodig. Daarom is ICT ook geen kost, maar een investering.
Deze 8 tips zijn slechts enkele manieren om snel te besparen op de kosten van uw IT beheer. Bespaar op de makkelijk te vermijden, overbodige kosten en investeer de winst die u daarbij maakt in uw groei.
