Hoe kan ik besparen op kosten gerelateerd aan mijn ICT-Infrastructuur?

25 februari 2013

Hoe kan ik kosten besparen op mijn ICT-infrastructuur?

Het nieuws drukt ons elke dag weer met de neus op de harde feiten: de economische crisis is nog lang niet voorbij. Sterker nog, nooit eerder gingen zoveel bedrijven over kop als in januari 2013. Het licht aan het einde van de tunnel is voorlopig niet meer dan een zwak waakvlammetje.

Een tijdje geleden nam ik in Las Vegas, samen met 1100 andere ondernemers, deel aan een seminarie over bedrijfsstrategie en economische groei. Iedereen had de mond vol over de economische winter waarin we nog steeds verkeren, alle inspanningen van de Amerikaanse president Obama ten spijt. Hoe we die winter overleven, is volledig afhankelijk van onze ingesteldheid en focus.

 

Succescoach Brian Tracy vat het mooi samen: “The key to success is to focus our conscious mind on things we desire, not things we fear.” Met andere woorden, focus je aandacht en energie op wat je wil, niet op wat je vreest.

Met de regelmaat van de klok hoor ik bedrijfsleiders verklaren dat ze willen besparen. Even later krijg ik dan meestal de vraag of het mogelijk is om de kosten van de ICT-infrastructuur te drukken.

Om te beginnen wil ik de term ‘kost’ even in het juiste perspectief plaatsen. Al te vaak beschouwen bedrijven ICT enkel en alleen als een onvermijdelijke kost in plaats van een strategisch middel om te groeien. Door als zaakvoerder ICT te degraderen tot een noodzakelijk kwaad zet u onbewust een rem op de groei van uw onderneming.

Een ondernemer kan eigenlijk maar twee kanten uit met ICT binnen zijn of haar bedrijf.

In het eerste scenario is de bedrijfsleider perfect tevreden over hoe zijn zaak presteert en is verder groeien niet aan de orde. In zo’n geval gaat er vaak geen cent meer naar ICT en is het te hopen dat er zich geen panne voordoet. In een organisatie die niet echt afhankelijk is van digitale technologie kan de kostprijs van een defect uiteindelijk best nog wel meevallen. Persoonlijk vind ik dit echter spelen met vuur en geven we de voorkeur aan een minimum van preventieve waakzaamheid.

Het andere scenario toont een onderneming die rechtsreeks afhankelijk is van de ICT omgeving maar toch kostenefficiënt te werk wil gaan. Het is trouwens zeer eenvoudig om uw afhankelijkheid van ICT te bepalen. Stel uzelf de vraag: “wat gebeurt er als mijn computer of netwerk een half uur lang niet werkt?”

Ondernemers die enerzijds ICT niet zuiver als een kost zien maar als een strategische keuze en anderzijds toch geld willen besparen, houden best rekening met de volgende zeven belangrijke tips:

1. Ken uw budget. Tot mijn grote verbazing merk ik dat veel zaakvoerders willen besparen zonder precies het ICT-budget te kennen. Meten is weten! Maak dus een overzicht van de jaarlijkse kosten rond ICT, zoals werkposten, server, onderhoud, website, Google Adwords, e-mail marketing,… enz.

2. Stel een doel en hou u daaraan. Met het budget in het achterhoofd, stel uzelf als doel om 10% of meer te besparen. Betrek uw ICT leverancier(s) in het proces en vraag hen om een plan uit te werken voor deze besparing.

3. Kies voor kwaliteit. De levensduur van een toestel is afhankelijk van de kwaliteit van het materiaal. Men kan moeilijk verwachten dat het goedkoopste toestel het langst zal meedraaien. Kwaliteit rendeert dus vaak op lange termijn.

4. Hou toestellen stofvrij. Wist u dat stof een van de belangrijkste oorzaken is van pannes? Laat uw server, switch, firewall, computers of laptops dus minstens één keer per jaar uitblazen. U kan natuurlijk ook zelf aan de slag gaan, met een compressor of met spuitbussen geperste lucht, te verkrijgen in de groothandel.

5. Stel een aankoop niet (te lang) uit. Een belangrijke aankoop even uitstellen kan een strategische keuze zijn maar houdt onmiskenbaar risico’s in. Een server die vlekkeloos draait in een stofvrije omgeving kan gerust langer dan vijf jaar meegaan. Maar hoe afhankelijk zijn uw activiteiten van die server en wat als het ding een of meerdere dagen onbereikbaar is?

6. Optimaliseer uw internet- en/of telefoonabonnement. Veel bedrijven gebruiken amper de helft van wat hun (dure) internetabonnement hen toelaat. Ze betalen dus onnodig veel of krijgen te weinig voor hun geld. Geen enkele operator zal een klant echter inlichten over het feit dat het abonnement niet afgestemd is op werkelijke behoeftes. Hetzelfde geldt voor telefoondiensten. Onderhandel met uw internet- en/of telefoonprovider en informeer ook naar de mogelijkheden van VOIP (telefonie over internet). Dit kan u zelf doen, of aan uw ICT leverancier overlaten.

7. Optimaliseer uw energiefactuur. Servers en computers verbruiken aardig wat elektriciteit en ook hier is ruimte voor optimalisatie. Eerst en vooral bestaat meestal de mogelijkheid om voor een goedkoper contract te kiezen bij een andere energieleverancier. Daarnaast kan men overschakelen van klassieke computers (thick clients) naar laptops en tablets (thin clients). Het energieverbruik van die zogenaamde thin clients is aanzienlijk minder en bovendien is de combinatie van een terminal server met thin clients ook makkelijker. Thin clients vallen ook zelden in panne. Andere technologieën die uw energiefactuur kunnen verzachten zijn virtualisatie van de servers en een verhuis van uw server(s) naar een datacenter, ook wel cloud computing genoemd.

Dit zijn maar enkele ideeën om kostenefficiënt te werken. Wil u nog meer inspiratie over ICT als strategische keuze zonder uw bank te kraken? Neem dan contact met ons op of stel uw vraag op onze website.

Jij hebt doelen, wij hebben de technologie om ze te helpen bereiken.

Wacht je op een goed moment om je vraag te stellen? Nu is het perfecte moment. Neem nu vrijblijvend contact met ons op.