50 tips voor Office 2013 die je moet weten

24 september 2013

Of je nu gebruik maakt van de Office apps, de gehele Office 2013 suite of een Office 365 abonnement, er is heel wat nieuws te ontdekken binnen de laatste versies van Word, Excel, Powerpoint en Outlook.

Met deze tips haal je meer uit de software; van het aanpassen van de interface tot het embedden van online clips, de mogelijjkheden zijn enorm. We focussen hier vooral op nieuwe features binnen Office 2013 (hoewel heel wat tricks binnen heel het pakket toe te passen zijn) en geven in dit overzicht tips die geschikt zijn voor elke gebruiker.

10 Algemene Office 2013 tips

  1. Stream Office overal
    Gebruik uw Microsoft ID om een kopie van uw Office apps naar andere computers (Windows 7 en 8) te streamen. Log in op de Office website om gebruik te maken van Office on demand.
  2. Pin uw folders
    Bewaar uw meest gebruikte folders op het Open scherm binnen de verschillende applicaties. Gebruik het ‘pin’ icoon aan de rechterzijde van een recent geopende workbook of folder
  3. Bewaar op Skydrive
    Office 2013 maakt ten volle gebruik van uw SkyDrive account zodat je bestanden kan opslaan in de cloud en deze altijd en overal kan ophalen en syncen op meerdere computers.
  4. Gebruik Flickr en facebook foto’s
    Connecteer uw Flickr of Facebook account via de Online Pictures opties onder de insert tab zodat uw foto’s zichtbaar worden binnen Office 2013.
  5. Verander de look van Office
    Ga naar de account pagina onder de file tab binnen een applicatie om de verschillende opties te zien om een achtergrond of thema te wijzigen.
  6. Voeg apps toe
    Office gaat mee in de app revolutie. Bezoek de Office website voor apps de je kan gebruiken bij Word, Excel en Outlook.
  7. Verwijder het start scherm
    Bij het opstarten tonen de Office 2013 apps standaard een dynamisch startscherm. Om hier een blanco document te zien, selecteer File en Options en vink de start screen option uit onder ‘general’.
  8. Zoom met uw vingers
    Gebruikt u Office 2013 met een touchscreen laptop of tablet? Gebruik 2 vingers en zoom in en uit binnen een document zoals je dat zou doen op de smartphone.
  9. 60 minuten gratis Skype per maand
    Wanneer u beschikt over een Office 365 abonnement heeft u iedere maand de beschikking over 60 minuten gratis Skype krediet.
  10. Parallelle installatie
    Je kan oudere versies van Office blijven gebruiken naast de 2013 versie, mocht dat nodig zijn. Enkel voor Outlook is dit niet mogelijk.

 10 Word 2013 tips

  1. Lees gemakkelijker
    De ‘lees-mode’ binnen Word kreeg een nieuwe look die het browsen binnen documenten makkelijker maakt. Touchscreens worden tevens ondersteund.
  2. Video’s embedden
    Laad online video clips van Youtube en andere kanalen in uw Word document met de online video knop onder de insert tab.
  3. Woordenboek
    Doe een rechter muisklik op een woord en kies Define + selecteer een woordenboek om de betekenis te achterhalen.
  4. Antwoord op comments
    Werden bepaalde comments toegevoegd aan een document? In Word 2013 kan u reageren op een comment en deze zelfs aanduiden als ‘gedaan’.
  5. Betere randen
    De functie tabel randen heeft wat extra aandacht gekregen met nieuwe mogelijkheden als de ‘border painter’ tool om de opmaak van borders te kopiëren. Deze is terug te vinden onder de design sectie van de tabel tools tab.
  6. Bewerk PDF’s
    Hoewel het mogelijk is dat enkele layout settings verloren gaan, is het nu mogelijk om PDF’s te bewerken binnen Word 2013. Bewerkte documenten kunnen opgeslagen worden als PDF of DOCX.
  7. Wijzig de standaard instellingen
    Nieuwe documenten gebruiken standaard Calabri en dubbele spatiëring. Je kan dit wijzigen door een rechter muisklik op het ‘normal stylesheet’ icoon en te kiezen voor modify.
  8. Live alignering
    Klik en sleep een object naar je document en je zal groene markeerlijnen zien, die we kennen van DTP programma’s als Indesign? Deze hulplijnen maken het makkelijker om verschillende elementen uit te lijnen.
  9. Wrapping
    De tekst wrapping functie in Word kan nu geopend worden door te klikken op het icoon dat verschijnt rechtsboven een foto wanneer deze geselecteerd is.
  10. bullet lists herschikken
    Deze feature is niet nieuw, maar nog altijd een goede: gebruik Alt+Shift samen met de up of down knoppen op uw toetsenbord om items binnen een bulletlist of numbered list te herschikken, zonder copy paste te moeten gebruiken.

 10 Excel tips

  1. Gebruik flash fill
    Het is binnen Excel 2013 mogelijk om de opmaak van kolommen te bepalen door de titel van die kolommen.
  2. Grafieken voorvertoning
    Selecteer een groep cellen en klik op het quick analysis icoon rechts boven om een voorvertoning te zien van voorgestelde grafieken en opmaak van de data.
  3. Snelkoppeling tips
    Druk binnen Excel 2013 op Alt om letters te zien verschijnen bij elke functie in het ribbon menu. Gebruik de bijpassende toets om een optie te activeren.
  4. Voorgestelde grafieken
    Gebruik de voorgestelde grafiek knop onder de insert tab om een selectie van grafieken te zien die Excel geschikt vindt voor de geselecteerde data.
  5. Bekijk grafiek stijlen in preview
    Selecteer een grafiek en klik op het ‘borstel’ icoon om een preview te zien van de grafiek stijl en kleuren zonder wijzigingen te doen.
  6. Filter op tijdslijn
    Excel 2013 biedt de mogelijkheid om snel tijdslijn filters aan te maken voor elke kolom met datums naar een tabel of kolom.
  7. Schakel auto-suggest voor formules uit
    Auto suggest voor formules staat standaard ingeschakeld in Excel. Deze functie kan uitgeschakeld worden via de formules tab in het opties venster onder het bestandsmenu.
  8. Gebruik meerdere schermen
    Elk bestand in Excel 2013 wordt nu ook in een nieuw venster geopend, wat het makkelijker maakt om deze te schikken op het scherm.
  9. Voeg watermarks toe
    Je kan makkelijk een watermerk toevoegen aan je Excel spreadsheets, deze zijn enkel zichtbaar in page layout view. Om dit te doen voeg je gewoon een afbeelding in als header via de knop header & footer.
  10. Snelle berekeningen
    Selecteer een groep cellen om de gemiddelde waarde, het aantal cellen en de som van alle geselecteerde waarden te zien rechts onderin beeld.

 10 PowerPoint tips

  1. Meer functies bij uw presentatie
    De presentatie view (Alt+F5) is veel flexibeler geworden, met onder andere een optie om in te zoomen op specifieke punten binnen een slide.
  2. Breedbeeld presentatie
    Wanneer je scherm een 16:9 ratio heeft kan je voortaan ook je slides in 16:9 opmaken, via het slide grootte drop-down menu onder de desgin tab.
  3. Ontdek het format scherm
    Open het format scherm door een rechter muisklik op een object en te kiezen voor format shape. De getoonde opties worden automatisch aangepast naargelang het geselecteerde object.
  4. Voeg achtergrondmuziek toe
    Laat een audio track afspelen tijdens je slideshow met de play in background optie onder de playback tab.
  5. filter foto’s
    Zoek op ‘photo’ in het online pictures scherm om lijntekeningen en clip-arts te filteren uit de resultaten.
  6. Exporteer uw powerpoint als video
    Selecteer export in het bestandsmenu om je PowerPoint presentatie op te slaan als een MP4 clip, compleet met overgangen en media bestanden.
  7. Pas thema’s aan
    Onder de design tab kan je standaard slideshow thema’s selecteren maar hiervan kan je ook de gebruikte kleuren, lettertypes en effecten aanpassen.
  8. Pas vormen aan
    Selecteer twee of meer standaard vormen en kies voor Merge Shapes onder de format tab om deze te combineren in een nieuwe vorm.
  9. Kies kleuren
    Met de fill optie in PowerPoint 2013 kan je de eyedropper tool gebruiken om een kleur vanaf een andere locatie in de presentatie te kiezen.
  10. Slideshows embedden op het web
    Ga naar de PowerPoint web app om slideshow overal online te embedden, compleet met overgangen en animaties.

10 Outlook tips

  1. Reply zonder pop-up
    Het is binnen Office 2013 mogelijk om meteen te reageren op een e-mail zonder een extra scherm te openen. Klik op de pop out knop om via de oude interface een reply te sturen.
  2. Snelle acties
    Wanneer je met de muis over een item binnen outlook navigeert, zie je een rood kruis om meteen berichten te deleten, een vlag om te markeren en een blauwe balk aan de linkerzijde om berichten te markeren als ongelezen, rechtstreeks vanuit de conversatie-lijst. Deze snelle acties kunnen ook toegepast worden op meerdere emails ineens.
  3. Link contacten
    Combineer gegevens uit Facebook, LinkedIn en andere bronnen, net zoals dat kan in de Windows 8 People app. Kies link contacten in het people scherm om dit te doen.
  4. Outlook berichten preview
    Ga naar view – message preview om previews voor uw berichten uit te schakelen, of deze korter te maken tot 1, 2 of 3 lijnen lang.
  5. Maak je navigatie compacter
    De links naar de Outlook componenten mail, kalender, contacten en taken staan weergegeven over de volledige breedte van de interface. Klik op de 3 puntjes naast het menu, kies voor navigatie opties en selecteer compact navigation aan om voortaan een kleiner menu te zien met icons.
  6. Pas uw search folders aan
    Ga naar search folders – new search folder from mail om een nieuwe folder aan te maken. Deze wordt automatisch geupdate wanneer nieuwe berichten binnenkomen. Je kan onder andere keywords en contacten gebruiken als criteria.
  7. Preview links
    De nieuwe navigatie strip voor mail, contacten, kalender en taken bevat een preview feature. Hover over een link om de preview te zien. outlook 2013 hover preview
  8. Filter emails
    Gebruik de filter email optie onder de home tab om berichten te filteren op datum, bijlagen, afzender of andere criteria.
  9. Sla uw Outlook view op
    Eens je de Outlook interface hebt ingesteld kan je deze configuratie opslaan via view – change view – save current view.
  10. Haal de to-do bar terug
    Outlook 2013 verbergt de to-do bar. Selecteer de to do bar optie onder de view tab om deze opnieuw zichtbaar te maken.

 

Jij hebt doelen, wij hebben de technologie om ze te helpen bereiken.

Wacht je op een goed moment om je vraag te stellen? Nu is het perfecte moment. Neem nu vrijblijvend contact met ons op.