13 coole Office 365 functies die je meteen productiever maken

31 oktober 2017

Office 365 zit bomvol tools die jou en je collega’s productiever kunnen maken. Veel van die functies zijn vaak echter niet gekend, omdat we de Office applicaties al jaren gebruiken en vasthouden aan ‘oude’ gewoontes.

Gebruik je Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook en de andere Office tools dagelijks? Dan wijs ik je graag op deze 13 coole mogelijkheden binnen de nieuwe Office 365 ervaring.

Cocreatie in Word, Excel en PowerPoint

Werk samen in de online editor en zie elkaars wijzigingen in realtime. Bewaar je bestanden in OneDrive of SharePoint zodat anderen er samen met jou aan kunnen werken. Je kan het bestand meteen delen vanuit de applicatie, dankzij de geïntegreerde sidebar.

cocreatie in Word

Chat met je collega’s binnen de Office apps

Skype zit geïntegreerd in verschillende Office apps zoals je agenda of Outlook mail. Gebruik deze feature om snel te communiceren via een chat- of videogesprek, vanuit je favoriete apps.

Skype integratie Outlook

Je hoeft geen bestanden meer te delen via mail

Het doorsturen van bestanden via mail zorgt vaak voor heel wat kopzorgen. Niemand weet nog wie wel of niet toegang heeft tot bepaalde bestanden, er gaan verschillende versies rond en bestanden gaan vaak verloren.

Je hoeft nu geen bestanden meer te delen via mail. Upload je bestand naar OneDrive of SharePoint en plaats de link naar je bestand in de mail. Je behoudt zo één versie van je bestand, met een versiegeschiedenis en de mogelijkheid om de toegangsrechten steeds aan te passen.

Office 365 bestand delen

Haal de juiste versie van je bestand terug

Versiebeheer laat je toe om te zien welke wijzigingen gemaakt werden aan een bestand, door wie én wanneer. Indien nodig kan je je bestand terugzetten naar een vorige versie.

Office 365 versiebeheer

OneNote notities omzetten in Outlook agenda taken en mail

Mocht je nog geen OneNote gebruiken, dan zou ik je dat zeker aanraden. Het is de ideale tool om makkelijk notities bij te houden. Je kan er -uiteraard- tekst toevoegen, maar ook koppelingen naar bestanden, foto’s, video’s, taken etc.

Daarnaast bevat OneNote heel wat leuke extra’s, zoals het omzetten van een OneNote notitie naar een taak binnen Outlook. Gebruik je OneNote voor het nemen van notities tijdens je meetings? Dan kan je de meeting notes eenvoudig via mail versturen met de nodige details als datum, locatie, aanwezigen etc.

OneNote delen als taak

Gebruik je muisaanwijzer als laser pointer voor betere PowerPoint presentaties

PowerPoint bevat een eenvoudige shortcut (Ctrl+P) waarmee je je muis verandert naar een laser pointer tijdens je PowerPoint presentaties. PowerPoint biedt nu ook een betere ondersteuning voor toestellen met een aanraakscherm, waardoor je bijvoorbeeld je vinger of stylus op het scherm kan houden om de laser pointer te activeren.

PowerPoint muis als laserpointer

Power Map in Excel: visualiseer je data

Excel biedt heel wat mogelijkheden om je data te visualiseren. Power Map laat je toe om rijen van data om te zetten in een interactieve 3D kaart. Wil je nog meer mogelijkheden voor het analyseren, visualiseren en delen van data inzichten, mee dan zeker een kijkje naar PowerBI.

Bewerken en omzeten van/naar PDF is nu eenvoudiger

Ben je klaar met het bewerken van je document, spreadsheet of presentatie? Je kan deze nu makkelijk omzetten naar PDF dankzij de ‘Opslaan als PDF’ functie. Wil je een PDF bewerken, dan kan je deze even snel omzetten naar een Word bestand zonder de opmaak-problemen die je vaak krijgt wanneer je copy-paste vanuit het bestand.

PowerPoint opslaan als PDF

Ga verder waar je gebleven was

De ‘verder lezen’ functie in Word laat je toe om snel in te pikken waar je gestopt was met lezen, zelfs op verschillende toestellen. Word maakt namelijk automatisch een bookmark van de pagina die je het laatst las.

Word pick up where you left

Werk offline en upload je wijzigingen later

Je OneDrive opslag is gesynchroniseerd met je toestellen, je kan dus ook offline werken aan je bestanden. Van zodra je toestel opnieuw verbinding maakt met het internet zullen de nieuwe versies automatisch geüpload worden. De nieuwe versie wordt dan ook gesynchroniseerd met je andere verbonden toestellen.

OneDrive sync

Werk overal, op elk toestel

Je hoeft niet op al je toestellen Office geïnstalleerd hebben. Danzkij de Office Web Apps die bij je Office 365 horen kan je altijd en overal werken aan je cloud bestanden. Het enige wat je nodig hebt is een toestel met een up-to-date web browser en een internet verbinding.

Dankzij de Office Mobile Apps gebruik je Word, Excel, PowerPoint, Outlook en OneDrive rechtstreeks op je smartphone of tablet.

Edit in Word online

Office 365 Planner helpt je je team-taken organiseren

Office 365 Planner is een eenvoudige project management tool waarmee je taken kan delen en organiseren. Je kan er ook bestanden delen en statusupdates en opleveringsdata toevoegen. Het dashboard biedt een visueel overzicht van alle openstaande taken en hun status.

Office 365 planner

PowerPoint Designer helpt je fantastische PowerPoint presentaties maken

PowerPoint Designer maakt het makkelijk om mooie slides te maken. Terwijl je content toevoegt aan je slides, creëert de PowerPoint Designer in de achtergrond verschillende layouts die je in 1 klik kan toepassen.

PowerPoint designer

Jij hebt doelen, wij hebben de technologie om ze te helpen bereiken.

Wacht je op een goed moment om je vraag te stellen? Nu is het perfecte moment. Neem nu vrijblijvend contact met ons op.