Microsoft Delve draait om het presenteren van content die voor jou belangrijk is. Verlies je weleens tijd met zoeken naar documenten of contactgegevens? Lees dan verder.
Op deze pagina:
Microsoft Office Delve: wat is het?
Delve toont jou relevante content, documenten en contactinformatie gebaseerd op jouw activiteit en samenwerking met andere collega’s. De applicatie draait dus niet om content creatie, maar wel om het presenteren van die content die voor jou, vandaag, het belangrijkste is. Verlies je weleens tijd met het zoeken naar documenten of contactgegevens van collega’s? Lees dan zeker verder.
Microsoft Office 365, dat zijn meer dan 20 apps om efficiënter samen te werken. De kans is groot dat je documenten maakt en deelt in verschillende van die apps. Je bewaart bijvoorbeeld documenten binnen OneDrive voor bedrijven zodat je deze vanop locatie kan bekijken. Daarnaast bewaar je documenten rond projecten binnen Teams en stuur je geregeld PDF’s als bijlage in een email naar collega’s. SharePoint gebruik je dan weer voor het invoeren van je reiskosten in een declaratieformulier. Erg handig, al die tools, maar de kans is groot dat je na verloop van tijd niet meer weet waar je bepaalde informatie kan terugvinden. Gelukkig is er Delve.
Binnen Delve vind je de content die voor jou het meest relevant is meteen terug. Je hoeft de titel of locatie van het document daarvoor niet te onthouden; Delve toont je automatisch de documenten waaraan je het laatst gewerkt hebt. Daarnaast zie je meteen ook de collega’s met wie je vaak samenwerkt, met contactgegevens, links naar documenten die jullie delen en een overzicht bestanden waaraan hij of zij heeft gewerkt.
Al je relevante content binnen 1 klik
Delve weet deze resultaten steeds relevanter te maken dankzij machine learning. Die achterliggende technologie wordt Office Graph genoemd. Hoe meer informatie er beschikbaar is, hoe effectiever de technologie. Office Graph brengt relaties tussen inhoud en activiteiten binnen Office 365 in kaart en doet dat afzonderlijk voor elke gebruiker. Elke gebruiker ziet binnen Delve daardoor wat voor hem het meest relevant is.
Onderstaande afbeelding geeft weer hoe zo’n relaties tot stand komen.
Is Delve dan wel veilig?
De kans is groot dat, wanneer je voor het eerst al die documenten van je collega’s ziet, je jezelf afvraagt of Delve wel zo veilig is. Er zijn namelijk ook bestanden die je niet zomaar met iedereen wil delen. Je mag echter gerust zijn; Delve wijzigt geen machtigingen en toont enkel die zaken waarvoor een gebruiker de nodige rechten heeft. Collega’s van jouw afdeling zien dus wel dat je een bestand wijzigt uit de gedeelde folder, maar zien niet welke persoonlijke documenten je leest, welke mails je verstuurt en ontvangt of welke skype gesprekken je voert. Uitgebreide informatie over hoe die beveiliging werkt vind je hier.
Belangrijk om weten is dat je persoonlijke bestanden aangeduid worden met een slotje. Je ziet zo in 1 oogopslag dat deze niet gedeeld worden. Van je andere bestanden kan je nagaan met wie ze gedeeld zijn door op de 3 puntjes te klikken en te kiezen voor ‘wie kan dit zien?’
Hoe helpt Microsoft Delve jouw organistie?
Delve maakt het makkelijker voor teams om samen te werken aan documenten en snel informatie van en over mekaar terug te vinden. Gebruik het als een centrale hub en je zal nooit nog uren tijd verliezen met het zoeken naar documenten binnen folders.
De meeste organisaties kennen de mogelijkheden van Delve niet omdat ze niet gewend zijn op deze manier samen te werken. Probeer Delve even zelf uit en zie zelf hoe het je productiviteit kan verhogen.
Delve is standaard beschikbaar binnen verschillende Office 365 pakketten. Via de mobiele apps voor iOS en Android kan je Delve ook onderweg gebruiken.
Herbekijk de webinar:Office 365; Meer dan 20 apps om efficiënter samen te werken
