Het IT-beheer in-house houden of uitbesteden? Hou rekening met deze pro’s en contra’s

5 Juli 2018

Hoe afhankelijk ben je eigenlijk van computers voor het uitvoeren van je dagelijkse werk? Kan je je werk nog doen zonder ? De kans is groot van niet.

Over de afgelopen jaren zijn IT-systemen vele malen belangrijker geworden voor organisaties, dat is zeker. En het belang van de IT-ondersteuning die daarbij hoort? Die is evenredig gestegen.

Een professionele organisatie kan het zich immers niet veroorloven om door een IT-storing ‘eruit te liggen’. Het hieruit voortvloeiende verlies in omzet en productiviteit is voor heel wat KMO’s een brug te ver.

Voordelen van een interne IT-beheerder

De keuze die je moet maken is hoe je de IT-ondersteuning wilt inrichten. Werf je iemand aan die het IT-beheer verzorgt? Of kies je ervoor het beheer uit te besteden aan een externe partij?

De eerste optie lijkt de meest logische. Een eigen-IT beheerder met een goede achtergrond en ervaring kan zijn of haar eigen specialistische kennis opdoen die direct van toepassing is op jullie eigen IT-systeem. Een ander voordeel is dat je deze persoon direct kan aansturen en perfect weet wie je in huis hebt.

Het grote nadeel van een ‘in-house’ IT-afdeling

Vergis je niet: een IT-specialist met kennis van zaken kost aardig wat geld. De precieze kost hangt uiteraard af van het profiel dat je kiest. Ga je voor een ervaren IT-manager? Of kies je voor een startende IT-medewerker, met minder ervaring maar vol motivatie? In ieder geval is het verstandig alvast te rekenen op salariskosten van tussen de 60.000 en 70.000 euro per jaar – pér medewerker.

Daar komen bovendien nog andere kosten bij. Een IT-afdeling heeft immers niet alleen de mensen, maar ook de middelen nodig om goed te kunnen functioneren. Los van het IT-systeem zelf heeft een IT-afdeling handvaten nodig om het geheel goed te kunnen blijven beheren. Denk hierbij aan systemen op het gebied van monitoring en support, alsmede archivering, procesautomatisering, en nog vele andere zaken.

En dat is nog niet alles. Technologische ontwikkelingen gaan namelijk steeds sneller. Dit betekent dat organisaties met een eigen IT-afdeling continu moeten blijven investeren om te zorgen dat ze niet achter gaan lopen op de concurrentie. Dit houdt in dat je extra kosten moet incalculeren voor het periodiek opleiden en laten kwalificeren van medewerkers.

Hierop besparen is helaas geen optie. Je wil je IT-medewerker(s), waar je zoveel in geïnvesteerd hebt, immers behouden. Door de grote vraag hebben IT’ers vandaag de dag de bedrijven voor het uitkiezen. Het komt daarom vaak voor dat zo’n gewilde IT’er na een aantal jaar bij een bedrijf te hebben gewerkt ervoor kiest elders te gaan werken. Een gebrek aan doorgroeimogelijkheden, een ontoereikend salaris of een gebrek aan goede tools zijn daarvoor vaak de aanleiding. Zaken dus waar je beter niet op gaat besparen.

En dan is er nog iets…

Iets waar veel mensen onvoldoende bij stilstaan is dat het beleggen van het IT-beheer bij één medewerker een groot risico inhoudt. Want, wat als die medewerker, waar zoveel in is geïnvesteerd, tóch besluit om het bedrijf te verlaten? En wat als deze ziek wordt, of gewoonweg vakantie opneemt? Om nog maar te zwijgen van die momenten dat je IT-ondersteuning nodig hebt buiten de kantooruren.

Het IT-beheer in handen van 1 medewerker stoppen brengt risico’s mee, en deze moet je dus goed inschatten. De continuïteit van je organisatie komt daarmee immers in handen van één persoon te liggen. En zelfs de beste IT-manager is niet in staat om kennis te hebben van álle IT-gebieden. De ICT-afdelingen die wij zien bestaan daarom steeds uit minimaal 2 personen, of 1 persoon die zich laat bijstaan door externe experten.

De voordelen van uitbesteden

Is het mogelijk om de voorgaande problemen zomaar op te lossen? Dat is het zeker. Door ervoor te kiezen het IT-beheer uit te besteden krijg je over de gehele lijn meer voor minder. Je kiest immers voor een bedrijf dat zich dagelijks bezighoudt met maar één ding: het beheren van IT-systemen in de breedste zin van het woord.

Dergelijke bedrijven bestaan over het algemeen uit minimaal 10 hooggekwalificeerde medewerkers, elk met zijn of haar eigen vakgebied en toegepaste kennis. Zo kunnen al je vragen en uitdagingen omtrent IT door hen worden opgelost. Ook ben je niet langer afhankelijk van een klein aantal vaste medewerkers. Integendeel, je hebt altijd een rechtstreekse lijn met een breed inzetbaar team van deskundigen.

Het hoeft overigens geen zwart-wit verhaal te zijn; heb je al een of meerdere interne IT-beheerders, dan kan je er nog voor kiezen om bepaalde zaken uit te besteden aan een externe partij. Denk daarbij aan zaken die een specifieke kennis vereisen, de dagelijkse helpdesk voor medewerkers, of het verzekeren van de continuïteit tijdens verlofperiodes.

Het IT-beheer extern plaatsen komt doorgaans goedkoper uit. De investeringen in toegepaste IT-tools hoef je niet zelf te doen: dit doet het IT-bedrijf voor je. Doordat die kost gespreid kan worden over verschillende klanten kan een dergelijk bedrijf grote investeringen doen zonder veel duurder te worden voor jou. Schaalvergroting en kostenefficiëntie zijn dus inherent aan het uitbesteden van je IT-beheer.

Klaar voor de toekomst

Veel organisaties hangen nog vast in het verleden. Ze hebben bijvoorbeeld één medewerker die ‘toevallig’ veel van computers afweet. Doordat deze persoon het focuspunt is voor alle IT-gerelateerde vragen komt hij of zij bijna niet meer toe aan het ontwikkelen en innoveren van het IT-systeem. En dat gaat het bedrijf uiteindelijk klanten én geld kosten.

Wil je ook klaar zijn voor de toekomst? En wil je daarbij weten waar je aan toe bent, en bovendien gebruikmaken van één expertisecentrum voor al je IT-vraagstukken? Overweeg dan de mogelijkheid het IT-beheer (deels) uit te besteden.

In deze blogpost zetten we 10 redenen om te kiezen voor een externe IT-beheerder op een rij.

Wil je graag de mogelijkheden bespreken? Neem vrijblijvend contact met ons op. Wij maken graag tijd voor een vrijblijvend gesprek.

 

 

 

Jij hebt doelen, wij hebben de technologie om ze te helpen bereiken.

Wacht je op een goed moment om je vraag te stellen? Nu is het perfecte moment. Neem nu vrijblijvend contact met ons op.