6 tips om te beginnen met automatisering

6 augustus 2018

Betere bedrijfsresultaten bereiken zónder daarvoor veel te hoeven uitgeven? Het klinkt misschien te mooi om waar te zijn, maar het kan echt. Veel organisaties laten kansen op het gebied van automatisering liggen. Wij laten zien hoe dat precies zit.

Waarom zou ik investeren in  automatisering?

Automatisering kan je heel wat opleveren. De mogelijkheden zijn legio. Je mag er gerust van uit gaan dat elk proces waarbij nog gewerkt wordt met het rondsturen van papier kan worden geautomatiseerd. Meer nog: een groot deel van handmatige handelingen binnen je organisatie kunnen gedigitaliseerd – en daarmee geautomatiseerd – worden. Niet voor niets gaan binnen de digitale transformatie automatisering en digitalisering daarom vaak hand in hand.

De digitalisatie van processen levert veel winst op. Tijdswinst, maar ook financiële winst. Door het digitaliseren van papieren formulieren versnel je de processen aanzienlijk. Zaken hoeven niet langer fysiek te worden aangedragen. In plaats daarvan verschijnen ze direct daar waar je ze wilt hebben, worden ze automatisch gesorteerd en vervolgens opgeslagen. En dat zonder dat je deze acties handmatig hoeft uit te voeren.

Verdere automatisering stelt je bovendien in staat om de efficiëntie te vergroten. Door de kleinere menselijke factor is er immers minder kans om fouten te maken. Handwerk behoort daarmee tot het verleden: maatwerk en denkwerk komen ervoor in de plaats. Medewerkers kunnen zich zo meer gaan richten op het innoveren en verbeteren van je dienstverlening, in plaats van dat bezig te zijn met het herstellen van fouten en repetitief werk.

In tegenstelling tot wat velen denken leidt automatisering dus niet tot banenverlies. Automatisering leidt niet zozeer tot minder, maar wel tot een ander soort werk. De inhoud van het werk verandert, doordat je medewerkers niet langer repetitieve standaardhandelingen hoeven uit te voeren. Dit zorgt voor meer afwisseling, en daarmee uitdaging, voor je werknemers.

Case: Essentions

Aan een boekhouding met pen en papier kan een bedrijf veel tijd verliezen. Dat ondervonden ze ook bij Essentions, dat gespecialiseerd is in business & life coaching. 

“Eigenlijk deed ons oude boekhoudpakket wat het moest doen”, blikt zaakvoerder Walter terug. “Maar daarmee is alles ook gezegd. Ik miste een mobiele app of intuïtieve dashboards om te weten waar we als bedrijf stonden. Dat maakte het moeilijk om te weten te komen of we goed of slecht bezig waren. Maar ook onze offertes via dat pakket waren eigenlijk niet goed.

Wij bewaarden een offerte als pdf, stuurden die per mail naar de klant, die drukte de pdf af, tekende die, scande die in en stuurde die terug via mail.

Voor de klant was dat hoegenaamd niet gebruiksvriendelijk. Ook op vlak van visualisatie was er meer nodig. Op onze offertes stond gewoon een omschrijving van een product, je kon er geen afbeeldingen of duiding bijvoegen.”

Veel minder rompslomp

“Wij wilden beter. We hebben daarom samen met Techne een online pakket gezocht dat mij als zaakvoerder enkele simpele dashboards geeft. Via de mobiele app kan ik nu snel even tussendoor kijken hoe het met de zaak gaat. Ik check een aantal indicatoren en weet waar we staan. Dat maakt mijn leven een stuk gemakkelijker. Als ik het nieuwe pakket open, zie ik meteen mijn jaaromzet, mijn kosten, mijn resultaat. Ik zie mijn lijst met klanten of leveranciers, ik zie welke facturen ik nog mag verwachten. Vroeger was het een hele rompslomp om al die gegevens bij elkaar te sprokkelen. Nu kan ik zelfs automatisch facturen laten versturen als een project in een bepaald stadium zit.”

 exact-codabox-proposify

Na analyse van enkele pakketten door Techne, koos Essentions voor Exact Online als online boekhoudpakket. “Daaraan koppelden we ons online offertesysteem Proposify. Nu kunnen we meer intuïtieve offertes maken die de klant ook nog eens digitaal kan goedkeuren. Scannen, tekenen en terugsturen, dat is voorgoed voorbij.”

Essentions facturatieflow

En bij die koppeling bleef het niet. Door verschillende pakketten aan elkaar te koppelen, zorgde Techne er voor dat Essentions met een performant en volledig boekhoudprogramma aan de slag kon. “Zo hebben we ook een koppeling met CodaBox, een systeem voor het automatisch verwerken van betalingen. Betalingen worden daarin automatisch gekoppeld aan bepaalde facturen. Met het bijhorende SODA-format verwerken we de lonen. Ook dat gebeurt automatisch, alweer een tijdsbesparing.”

Digitale flow

Het nieuwe pakket maakt een veel efficiëntere werking mogelijk. “Als zaakvoerder ben ik veel op de baan. Facturen die ik moest goedkeuren alvorens ze werden betaald, bleven dan ook geregeld liggen op mijn bureau of die van een collega. Daardoor liep de goedkeuringsflow snel op tot enkele weken. Dat was problematisch, zeker als we een vraag hadden bij een bepaalde factuur. Ik denk dat dat voor veel bedrijven herkenbaar is. Die flow is nu volledig gedigitaliseerd. Komt er een factuur Blue 10binnen, dan gaat die in onze goedkeuringsmotor Blue 10. Afhankelijk van de leverancier en de grootorde worden automatisch acties ondernomen. En zo wordt bepaald wie goedkeuring moet geven.”

Lees de volledige case hier.

6 tips om te beginnen met automatisering

Je kan maar best meteen een goede start te maken met automatisering. Daarom geven wij je zes tips die je op weg kunnen helpen.

  1. Bepaal vooraf het doel
    Om te weten wanneer automatisering voor jouw organisatie een succes is moet je meten. Daarom is het belangrijk om nog voor het implementatieproces te bedenken wat je wil bereiken en hoe je dit meetbaar gaat maken.
    Let daarbij goed op welke processen je automatiseert. Het is namelijk belangrijk dat een proces, voor het geautomatiseerd wordt, al goed in elkaar zit. Als je er immers voor kiest om een ‘slecht’ proces te digitaliseren, dan worden de fouten in dit proces meegenomen naar de digitale versie ervan. Automatiseer dus als eerste de processen die op papierbasis al efficiënt verlopen, zodat deze nóg efficiënter verlopen. Daarna kan je aan de slag met de overige processen.
  2. Creëer draagvlak binnen de organisatie
    Automatisering roept bij veel medewerkers emoties op. Leg daarom de nadruk op het feit dat automatisering ertoe leidt dat medewerkers werk gaan doen dat in hogere mate waardevol is voor het bedrijf. Sta ook open voor de zorgen onder de medewerkers. Dit zorgt voor meer begrip, en uiteindelijk meer steun voor automatisering.
  3. Maak het jezelf gemakkelijk
    Door relatief eenvoudige processen als eerste te automatiseren maak je een snel en goed begin. Het laat je toe te leren van eventuele fouten zodat je vervolgens met meer kennis aan de slag kan voor het automatiseren van meer complexe processen.
  4. Kleine stappen, grote sprong
    Het is van belang automatisering geleidelijk en ‘natuurlijk’ te laten verlopen. Zorg ervoor dat de automatisering binnen de organisatie stap voor stap verloopt. Zo krijgt iedereen op zijn tijd de kans te wennen aan het idee van automatisering.
  5. Houd bij wat er gebeurt
    Ga niet zomaar te werk, maar zorg ervoor dat je goed in de gaten houdt of er vooruitgang wordt geboekt op de punten die belangrijk zijn voor de organisatie. Wilde je kosten besparen? Let dan goed op of dat inderdaad het geval is na automatisering.
  6. Maak de juiste keuze
    Niet iedereen is helemaal op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen de wereld van het automatiseren. Zie je door de bomen het bos soms niet meer? Kies dan voor een partij die de markt goed kent en expertise heeft op het vlak van automatisering. Wij denken graag met je mee over wat er zoal mogelijk is. Neem gerust contact op voor meer informatie.

 

Jij hebt doelen, wij hebben de technologie om ze te helpen bereiken.

Wacht je op een goed moment om je vraag te stellen? Nu is het perfecte moment. Neem nu vrijblijvend contact met ons op.